Khi vận chuyển hàng hóa cần lưu ý những loại giấy tờ gì?

Một chuyến hàng đường bộ cần ba nhóm giấy tờ: giấy tờ lái xe phải mang theo, giấy tờ của đơn vị vận tải và chứng từ của lô hàng. Hai nhóm đầu thuộc về nhà xe, nhóm thứ ba do chủ hàng chuẩn bị. Danh sách dưới đây đã được đối chiếu với văn bản còn hiệu lực vào ngày 02/11/2026; nguồn ghi ở cuối bài.

Bài viết áp dụng cho vận tải hàng hóa Bắc Nam bằng đường bộ. Nếu lô hàng đi bằng đường biển, bạn hãy hỏi đơn vị vận chuyển về chứng từ của tuyến đó vì bài này không đề cập.

Những giấy tờ cần phải có của công ty vận chuyển hàng hóa đường bộ

Giấy tờ lái xe phải mang theo

Khoản 1 Điều 56 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ yêu cầu lái xe có bốn loại giấy tờ:

• Chứng nhận đăng ký xe. Xe đang thế chấp thì dùng bản sao có chứng thực, kèm bản gốc giấy xác nhận còn hiệu lực của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
• Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển.
• Chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.
• Chứng nhận bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.

Giấy tờ nào đã tích hợp vào tài khoản định danh điện tử thì có thể xuất trình qua tài khoản đó (khoản 3 Điều 56).

Giấy tờ của đơn vị vận tải

Các giấy tờ dưới đây theo Điều 8 và Điều 17 Nghị định 158/2024/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 218/2026/NĐ-CP:

• Giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô, có loại hình vận tải hàng hóa đã đăng ký (khoản 1 Điều 8).
• Phù hiệu “XE TẢI” cho xe tải chở hàng thông thường, xe taxi tải và xe đầu kéo. Phù hiệu dán ở mặt trong kính chắn gió, ngay dưới tem kiểm định (khoản 6 Điều 8).
• Giấy vận tải bản giấy hoặc điện tử do đơn vị vận tải tự phát hành. Lái xe mang bản giấy hoặc có thiết bị mở được phần mềm thể hiện nội dung giấy này (khoản 9 Điều 8). Đơn vị vận tải lưu tối thiểu 03 năm (khoản 11 Điều 8).
• Hợp đồng vận tải bằng văn bản giấy hoặc hợp đồng điện tử, nếu hai bên ký hợp đồng. Hợp đồng phải có thông tin hai bên, thời gian, điểm xếp dỡ, cự ly, khối lượng hàng, giá trị hợp đồng, cách thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên (khoản 2 Điều 17).

Giấy vận tải tối thiểu phải có: tên đơn vị vận tải; biển kiểm soát xe; tên đơn vị hoặc người thuê vận tải; điểm đầu, điểm cuối của hành trình; số và ngày ký hợp đồng (nếu có); loại hàng và khối lượng hàng trên xe (khoản 11 Điều 8).

Giấy phép riêng cho hàng đặc biệt

• Hàng siêu trường, siêu trọng: xe phải có giấy phép lưu hành do cơ quan quản lý đường bộ có thẩm quyền cấp (khoản 2 Điều 53 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ).
• Hàng nguy hiểm: phải có giấy phép vận chuyển, và lái xe hoặc người áp tải phải được tập huấn (khoản 2 và khoản 4 Điều 51 của luật này). Phương Vy chỉ nhận hàng nguy hiểm khi lô hàng có đủ giấy phép vận chuyển. Chi tiết ở bài quy định vận chuyển hàng hóa nguy hiểm.

Những giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho bên vận chuyển

Chứng từ đi kèm lô hàng tùy vào lý do hàng được chuyển đi. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (Điều 43). Bảng dưới đây tóm tắt các trường hợp thường gặp theo nghị định mới.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, kho xuất, nơi nhận và phương tiện vận chuyển; phiếu không ghi tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán (Phụ lục của nghị định).

Không dùng một hóa đơn quay vòng cho nhiều chuyến, và không dùng hóa đơn của hàng này để chứng minh cho hàng khác. Khoản 7 Điều 3 xếp các việc đó vào hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Chủ hàng cần làm thêm

• Báo đúng loại hàng và khối lượng để đơn vị vận tải ghi vào Giấy vận tải. Với đồ dùng cá nhân không mua bán, bạn cũng nên báo trước loại hàng.
• Ký, ghi rõ họ tên xác nhận khối lượng hàng đã xếp lên xe, hoặc để người được ủy quyền ký. Nếu đơn vị, cá nhân khác xếp hàng thì đại diện bên đó có thể xác nhận (khoản 8 Điều 8 Nghị định 158/2024/NĐ-CP).
• Thỏa thuận rõ việc bồi thường trong hợp đồng, vì hàng hư hỏng, mất mát, thiếu hụt được bồi thường theo hợp đồng hoặc thỏa thuận của hai bên (khoản 12 Điều 8).
• Với hàng nguy hiểm, chủ hàng còn phải lập hồ sơ riêng, xem bài vận chuyển hàng hóa nguy hiểm.

Cần hỏi về một chuyến hàng cụ thể, bạn gọi 0902 939 318 hoặc gửi yêu cầu báo giá.

Văn bản đã đối chiếu

• Văn bản hợp nhất Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ (số 55/VBHN-VPQH, đăng Công báo số 193 ngày 09/4/2026): Điều 51, Điều 53, Điều 56.
• Văn bản hợp nhất Nghị định 158/2024/NĐ-CP về hoạt động vận tải đường bộ: Điều 8, Điều 17.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ: Điều 3, Điều 4, Điều 6, Điều 7, Điều 43.

Đối chiếu ngày 02/11/2026. Văn bản có thể thay đổi sau ngày này. Bài viết để tham khảo, không thay cho hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý vận tải.